COLUMNコラム
BIツールとは？基礎知識やメリット・デメリット、BIツールの選び方などについて解説
BIツールの導入でお悩みの方も多いのではないでしょうか。
BIツールを導入する際は、ポイントを押さえ、自社に合った製品を選ぶことが大切です。
この記事では、BIツールの基礎知識やメリット・デメリット、BIツールの選び方について解説します。
BIツールの基礎知識
BIツールは、事業上の迅速な意思決定を支援するソフトウェアです。
ここでは、BIおよびBIツールについて解説します。
BIとは
BIは「Business Intelligence」の略称で、ビジネス上の意思決定に関わる企業内データを分析して得られる知見やその手法を意味します。
企業内の各部署に蓄積されたデータを収集・分析・可視化することで、専門家でない社員でも手軽に情報を得られるのがメリットです。
データの有効利用にはBIツールの導入が効果的です。
BIツールとは
BIツールとは、企業内に蓄積されたデータを収集・分析・可視化し、事業上の迅速な意思決定に役立てるソフトウェアのことです。
企業内の各部署に分散している大量のデータを迅速に収集・分析するにはBIツールが欠かせません。
例えば、部署ごとに使用しているツールが異なり、それぞれの異なるツールにデータが分散してしまっている場合でも、BIツールを活用すれば各部署の持つデータを手軽に収集・分析できます。
BIツールは、社内のデータを有効活用したい企業には最適なツールといえるでしょう。
BIツールの機能
BIツールには複数の機能があります。ここでは、それらについて解説します。
レポート・ダッシュボード機能
レポート機能とは、収集・分析したデータをグラフや表に変換しレポートとして出力する機能です。
レポートはExcelやPDF、Word、CSVなどの形式から選ぶことができます。
また、ダッシュボード機能とは、グラフや表の作成を自動的に行い、それらを一覧表示できる機能です。
リアルタイムのデータをもとにグラフや表が作成されるため、迅速なデータ分析・情報共有ができます。
OLAP（オンライン分析処理）
OLAPとは「Online Analytics Processing」の略称で、企業内に蓄積された大量のデータを、複数の解析手法を用いて多角的に分析する機能です。
同一データをさまざまな角度から分析することで、現在発生している事象や問題点が深掘りできます。そのため、それらの要因を見つけ出し、最適な施策を導き出せるでしょう。
OLAPでは、スライシング、ダイシング、ドリルダウンなどの処理を用いてデータ分析を行います。
データマイニング
データマイニングとは、相関分析やクロス分析などを用いてデータを分析し、データの傾向やパターン、相関関係をマイニングする機能です。
この機能は、蓄積されたデータを用いてシミュレーションする際にも役立ちます。
プランニング
プランニングとは、過去の実績データをもとに分析・シミュレーションし、予算や経営などの計画に役立つ数値を算出する機能です。
プランニングを活用すれば、シミュレーションによって利益や売り上げなどを予測できるため、確実性の高い計画を立てられます。
プランニングは、意思決定に非常に役立つ機能といえるでしょう。
BIツールの利用シーン
BIツールは企業のさまざまなシーンで活用できます。例えば、以下のようなシーンで役立ちます。
- 経営分析
- 財務分析
- 営業分析
- 顧客分析
- 人事データ分析
- 在庫分析
- 帳票自動作成
- 予算管理
幅広い領域においてBIツールを活用できるため、積極的に導入を検討してみることをおすすめします。
BIツールとExcelの違い
BIツールとExcelはどちらもデータからグラフや表を作成するツールです。
そのため、似たようなものに見えるかもしれません。
しかし、BIツールとExcelには大きな違いが複数あります。
ここでは、両者の違いについて解説します。
大量のデータを高速処理できる
Excelでは大量のデータを処理を行うと動作が重く不安定になってしまいます。
しかし、BIツールは大量データの処理を前提としているため、安定性やスピード面ではBIツールが優れます。
大量データを分析する場合は、BIツールを使うとよいでしょう。
対応するデータソースが多い
BIツールでは、各種データを手軽に収集・分析できます。企業内に複数の異なるツールを導入している場合、大きなメリットになるでしょう。
Excelでは、異なるデータの収集や分析はできません。あくまでもデータ整理が目的となります。
BIツールではCSVやスプレッドシートなどの社内データはもちろん、インターネット上の情報も抽出できます。また、複数のデータを統合し、より多面的に分析することも可能です。
手軽にレポートやグラフを作成できる
Excelでは短時間での資料作成は困難ですが、BIツールを活用すれば短時間でレポートを作成できます。
また、BIツールではグラフ作成も簡単にできます。さらに、閲覧したいデータを選択することも可能です。
そのため、グラフや表を作り直さずとも、その時々に閲覧したい分析結果を即座に見ることができます。
最新データをリアルタイムで共有できる
Excelでレポートを作成した場合、データベースが更新されてもそのレポートは更新されません。
しかし、BIツールではデータベースが更新されると、その情報が自動的に反映されます。。
また、BIツールにはレポートの共有機能もあるので、インターネット環境があれば最新データをリアルタイムで共有できます。
BIツールのメリット
BIツールにはメリットが複数あります。
ここでは、それらについて解説します。
社内データをまとめて管理できる
BIツールは、企業内の各部署に分散しているデータを1ヶ所に集めることが可能です。
また、BIツールは基幹システムからデータを抽出する機能も搭載しています。そのため、BIツールを導入すれば、それまでWordやExcelなどの別々のツールで各部署ごとに管理していたデータを統合しまとめて管理できます。
各部署のデータが集約されるため、状況把握がより簡単になるでしょう。
短時間でレポート作成できる
BIツールを導入していない場合、手作業でデータを集計しレポートを作成する必要があります。
しかし、BIツールを導入すればグラフや表を簡単に作成できるため、短時間でレポートを作成可能です。
また、レポートのフォーマットを決めておけば、レポートを自動作成することも可能です。
経営判断を迅速に行えるようになる
先述したように、BIツールを活用すれば社内データの集約と共有が簡単になります。そのため、経営判断をより迅速に行えるようになるでしょう。
また、アラート機能や配信機能なども経営判断に役立ちます。
BIツールのデメリット
BIツールには複数のメリットがありますが、デメリットも存在します。
ここでは、BIツールにある2つのデメリットについて詳しく解説します。
導入にコスト・時間がかかる
BIツールの導入・運用にはコストがかかります。また、ツールの種類も多数あり、それぞれ機能や特徴が異なるため、自社にあった製品を的確に選ばなければなりません。
さらに、実際に導入する際には既存の社内システムや社内データと連携させる必要がありますが、これに時間がかかる場合もあります。
従業員への教育が必要
BIツールの導入し活用していくためには、取り扱いや活用方法を徹底させることが大切です。
そのため、導入にあたっては従業員が使いこなせるようになるために教育する必要があるでしょう。
BIツールの種類と選び方
BIツールにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
また、それぞれ特徴が異なるため、BIツールを選ぶ際はポイントを押さえて選ぶことが重要です。
ここでは、BIツールの種類と選び方について解説します。
BIツールの種類
BIツールには、オンプレミス型とクラウド型の2種類あります。それぞれについて、以下に解説します。
- オンプレミス型
オンプレミス型BIツールを利用する場合、自社サーバにインストールし、運用しなければなりません。そのため、導入には手間がかかりますが柔軟なカスタマイズが可能です。既存システムとの連携も柔軟に行えるでしょう。また、自社サーバを使って運用するため、外部からの侵入リスクを減らすこともできます。運用費の相場は月に約3万円が目安です。
- クラウド型
クラウド型BIツールの場合、クラウドサービス提供企業のサーバを利用してBIツールを運用することになるため、インターネット環境があればどこからでもアクセス・利用できます。また、クラウド型BIツールは、サーバ構築の必要がないため短期間で導入可能です。しかし、オンプレミス型と異なり自社サーバで運用するわけではないので、自由度は低いといえるます。運用費の相場は、月に約数千円/1ユーザーが目安です。
BIツールの選び方
BIツールを選ぶ際は、まず、経営陣や各部署から聞き取りを行い、どのデータをどのように活用したいのかを明確にすることが大切です。
次に、以下のポイントを押さえて、慎重に選びましょう。
- オンプレミス型とクラウド型のどちらにするか
「すぐに導入したい」「外出先からも利用したい」といった需要がある場合は、クラウド型を導入するとよいでしょう。一方「自由にカスタマイズしたい」「外部からの侵入リスクを減らしたい」といった需要がある場合は、オンプレミス型を選ぶとよいでしょう。
- 従業員が操作できるか
BIツールはノンプログラミングのものもあれば、プログラミングを要するものもあり、製品によって操作性が大きく異なります。自社の従業員が快適に操作できるツールを選びましょう。
- 既存のデータ・システムと簡単に連携できるか
導入するBIツールが既存の社内データ・システムと簡単に連携できるかどうかは非常に重要です。簡単に連携できない場合、連携までに時間がかかることになりBIツール導入の効果が大きく減少してしまいます。
- サポートを受けられるか
BIツールを導入した際、既存データとの連携や設定がうまくいかない場合があります。このようなときに、サポートを受けることができれば迅速に問題を解決できるでしょう。そのため、サポートの有無を確認しておくことも重要です。
まとめ
ここまで、BIツールの基礎知識やメリット・デメリット、BIツールの選び方について解説しました。
BIツールを選ぶ際は、まず経営陣や各部署から聞き取りを行い、自社の需要に合った製品を選ぶことが大切です。
この記事を参考に、BIツールを導入してみてはいかがでしょうか。