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RPOとは？導入に向いている企業と導入時の注意点も解説！

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日本では年々少子高齢化が進んでいます。各企業の採用担当者は、採用活動が思ったように進まず、優秀な人材の確保に頭を悩まされることもあるでしょう。採用がうまくいかない背景には、採用者側の人数が不足やしていたり、日々の採用業務過多などにより謀殺されていたりといった、採用活動自体が効率化できていないケースも珍しくありません。

この記事では、企業の採用活動の解決につながるRPOについて詳しく紹介します。他にも、実際にRPOの導入に向いている企業の特徴や、導入する際の注意点の解説もしますので、採用活動をより効率的に行いたい方は、ぜひ参考にしてください。

RPOとは「採用代行」のこと

まずは、この記事で扱うRPOについての解説を行います。概要をはじめ、人材紹介・人材派遣との違いや許可の必要性を紹介するので、RPOの基礎を確認してみましょう。

RPO（採用代行）の詳細

RPO（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用業務の一部を委託することです。日本では、RPOを「採用代行」「採用アウトソーシング」と呼ぶケースが多い傾向にあります。RPOのタイプは主に、「採用プロセス代行型」と「リクルーター派遣型」の2つです。前者は日本で主流で、後者は外資系企業を中心に利用が拡大しています。

人材紹介・人材派遣との違い

RPOとは別に、「人材紹介」と「人材派遣」があります。両者は、職業安定法の第4条に基づく厚生労働大臣の許可が必要ですが、基本的に異なるサービスです。

人材紹介前者はエージェント事業とも呼ばれ、人材採用を検討している企業に転職希望者を紹介しすることで、利益を得る人材サービスですを指します。転職希望者のスキルや意向を把握しているため、企業と人材のマッチングが成功しやすいのが特徴です。人材派遣、また後者は、自社で雇用した社員を派遣して利益を得る人材サービスで、人材の確保がスムーズに行えるのが特徴といえます。

RPOと人材紹介・人材派遣の違いは以下の通りです。RPO・人材紹介・人材派遣は全くの別物であると認識してください。

  • RPOと人材紹介の違い企業の一員として採用業務を担うのがRPOで、人材斡旋を行うのが人材紹介
  • RPOと人材派遣の違い指示出しが不可なのがRPOで、指示を行えるのが人材派遣

違法として扱われないためには許可が必要

人材紹介・人材派遣のように、RPOを利用する際も許可の申請が必要です。無許可で委託募集を行うのは違法行為なので注意しましょう。

RPOは、採用業務を外部に委託することになるので、職業安定法第36条の「委託募集」に該当します。委託募集とは、自社従業員以外の第三者に労働者募集を委託することです。委託募集を行う際は、厚生労働大臣（一つの都道府県から30人以上募集する場合、募集人数が100名以上になる場合）または就業地の都道府県労働局長のいずれかの許可が必要となります。様式第3号「委託募集許可等申請書」に必要事項を記載の上、厚生労働大臣の許可を得る場合前者は募集開始月の21日前、都道府県労働局長の場合後者は募集開始月の14日前までに提出を済ませましょう。

なお、申請の手続きは募集主でなくても構いません。手続きに不安がある方は、信頼できる採用代行業者に任せるのをおすすめします。まずは委託募集の許可を取得するのが、RPO導入の第一歩です。

RPOが広がってきた背景とは？

今までは、人材紹介や人材派遣といった人材サービスを利用し、働き手を確保する企業が多く見られました。しかし、企業が採用活動で抱える課題が複雑化したことにより、RPOを活用する企業も増えつつあるのです。次は、RPOが増えてきた背景を3つの視点から解説します。

採用担当者の負荷が増えた

日本の就職市場では、長らく売り手市場が継続しています。売り手市場とは、企業の求人数が多く、就職候補者が少ない状態のことです。

売り手市場で優秀な人材を確保するために、採用担当者の業務量は日々増え続けています。従来の母集団形成や応募者管理、面接・選考・内定に加え、SNSやWeb媒体といった多様化する採用チャネルへの対応まで求められるようになったのです。

しかし、実際は採用担当者も人材不足という課題を抱えています。業務量の増大に対応し切れず、採用活動に影響が出ているケースも見受けられるのです。RPOの導入を行えば、人材不足をカバーしつつ、採用担当者側の業務量の削減も実現できます。

就職活動期間が長期化している

優れている人材は、新卒・中途を問わず、複数の企業から内定が出やすいのが特徴です。各採用担当者が優れた人材の採用に注力することで、予定募集枠が埋まらない企業も発生しています。採用活動が長期化した企業は、継続に伴う業務量・費用の増大に直面するのです。

採用活動は多様化するだけでなく、長期化している傾向もあります。採用活動の長期化を見越して、RPOの導入を進めている企業も増えているのです。

採用の「質」がより求められるようになった

企業の採用活動の目標は、「量×質」に分解できます。前者は採用活動における目標人数、後者は企業が欲しいと考える優秀な人材の採用数に置き換えて考えましょう。

現在の就職市場では、採用の質が重視されています。しかし、就職市場は売り手市場のため、従来の採用手法では優秀な人材の確保が困難です。

採用活動の質を高めるには採用手法を改め、時代や求職者に合わせたものに変える必要がありますが、採用効果の測定まで手が回らないケースが散見されています。

RPOを採用設計から導入することで、採用競争力の向上も見込めるでしょう。RPOは単なる採用アウトソーシングではなく、採用活動のソリューションとしても各企業から注目を集めているのです。

RPOが担う具体的な業務内容

RPOを導入すれば、採用業務の一部を代行してもらえるので、本来の業務へ使える時間が増えます。RPOを利用する前は、あらかじめ任せられる業務内容を把握するのが大事です。以下では、RPOが担う具体的な業務内容を紹介します。

採用計画の立案

RPO事業者の中には、単なる事務作業の代行にとどまらず、人事・採用コンサルティング業務まで担ってくれるところがあります。採用計画の立案においては、以下のような業務が代行対象です。

（採用計画の立案の具体例）

  • 採用計画の立案補助
  • 予算計画の設計補助
  • 人材要件の定義
  • 採用プロセスの定義
  • 採用ブランドの立案
  • 採用チャネルの計画
  • 採用マーケットの調査

採用計画を代行してもらう際は、会社経営に関する重要な情報の共有が必要です。そのため、ある程度RPO事業者との関係性が構築できてから、段階を踏んで依頼するようにしましょう。

また、既に採用計画が完成している場合、アドバイスを依頼するのも効果的といえます。専門的な知見から問題点を指摘してもらったり、必要な施策を挙げてもらったりすることで、より採用計画の実効性も増すでしょう。

採用母集団の形成

採用母集団の形成は、事務的な工数が多く必要となります。採用母集団の形成では、「採用手法の選定と企画」「求人票作成と広報」の2つが主な委託可能な業務です。具体的には、求人サイトやダイレクトソーシングサービスの選定・求人広告や求人票、スカウトメールの作成、採用イベントの企画や運営まで依頼できます。

通年で採用活動を行う際は、RPOの導入でコスト削減が可能です。採用活動で工数や費用面に課題を抱えている場合は、母集団の形成から委託してみましょう。

選考や面接など候補者対応

RPOを利用すれば、面接会場の設定から書類選考や筆記試験、Webテストの実施・運営まで委託できます。他にも、面接当日の受付・案内や各選考段階における成績管理、合否連絡にも対応してくれるのです。

特に大企業の採用活動では、書類選考や一次選考といったスクリーニングをRPO事業者に委託するケースが見られます。最終面接・選考のみを自社で担うことで、採用コア業務に使える時間もしっかりと確保できるのです。

内定や選考結果の通知

内定に関する業務もRPO事業者に委託可能です。主に「内定者への入社に関する連絡業務や書類の取得」「個別のフォローアップ面談の実施」「内定者研修の企画と実施」「内定者用のサイト運営や管理」などが任せられます。

ただし、新卒採用においては内定者の管理は重要な業務です。新卒採用を代行してもらう際は、新卒採用に精通しているRPO事業者を優先して選んでください。

入社前後の定着支援

RPOの業務内容には、内定前後のものも含まれます。入社前のフォローアップから入社後の定着支援、内定通知書の送付なども対応可能範囲です。

また、採用計画の振り返りや分析にも対応しているRPO事業者もありくれます。PDCAサイクルの確認が行えれば、次回以降の採用計画の改善も可能です。より業務を効率化したい場合は、採用業務をトータルで委託することをおすすめします。

RPOを導入するメリットとデメリット

RPOを導入すれば、採用にかかる工数の削減が可能で、本来の事業に集中できるなどのメリットがあります。しかしメリットがある反面で、デメリットもあるため、正しく理解しましょう。次は、RPOを導入する際のメリット・デメリットを紹介します。

RPO導入のメリット

PRO導入のメリットは、以下の3点が挙げられます。

  1. 工数削減ができる
    一部の業務を外注することで作業負担を軽減でき、採用コア業務を中心にこなせる
  2. コスト削減と採用力のアップが見込める
    RPO事業者には採用業務の経験の豊富な人材が多いため、新たに人事部で採用するよりもコストが抑えられ、採用力の強化も並行して狙える
  3. 採用パフォーマンスを可視化できる
    費用対効果がわかれば、より採用業務の効率化が図れる

RPOの導入は、基本的に、採用活動の効率性を高めてくれるサービスといえます。

RPO導入のデメリット

一方で、RPO導入には3つのデメリットも存在します。以下では、RPOのデメリットをリスクと対処法に分けて紹介します。

  1. 採用ノウハウの蓄積が困難
    リスク：採用担当者の育成を考えている場合、スキルアップの機会を失うことにもつながる
    対処法：RPO事業者との連携し、ノウハウの共有まで行う
  2. 採用のミスマッチが発生する
    リスク：企業の要件に沿わない人物が採用されてしまう
    対処法：採用基準・条件の擦り合わせを入念にし、特に採用コア業務は自社で担う
  3. 応募者および内定者とのコミュニケーション不足
    リスク：委託する業務範囲次第では、応募者や内定者との関わりが減ることも懸念される
    対処法：RPO事業者との連携も密に取りながら、応募者や内定者について把握する

RPO導入時は上記のリスクを十分に考慮し、対処法まで実践してみましょう。

RPOの導入に向いている企業とは？

RPOのメリット・デメリットを把握したことで、導入を検討している方もいるでしょう。確かにRPOを導入すれば、採用業務全般を効率的に行えるようになります。しかし、企業のRPOの導入には向き不向きも存在するのです。以下では、RPO導入が向いている企業の特徴を紹介します。

採用人数や募集する職種が多い企業

大規模な人数の採用を行ったり、募集職種が多くなったりする企業は、採用プロセス代行型のRPOが向いています。

  • 採用人数が多い場合
  • 応募者も多くなる傾向にあるため、事務的な工数も増えやすい
  • 募集職種が多い場合
  • 各々に母集団経営や採用方法の選定を行う必要があり、非常に手間がかかる

上記のような特徴が見られる企業では、ぜひRPOの導入を検討してみてください。

採用担当の人手やノウハウが不足している企業

採用担当者の人材不足やノウハウが不足している企業も、採用プロセス代行型のRPOが向いているでしょう。

  • 採用担当者のマンパワーが足りない場合　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　本業にしか手が回らず、複雑化する採用プロセスに対応できない
  • 企業の採用ノウハウが不足している場合　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　特に企業の立ち上げから間もなく、採用業務の担当者を確保できていない

上記のように人手や知識・経験が不足している場合も、RPOの導入はおすすめです。

複数の人材紹介会社を利用している企業

利用している人材紹介会社の数が多い企業も、採用プロセス代行型のRPOの導入が向いています。似たような求人内容を複数の会社に伝えたり、同じ内容を同一会社の複数の担当者に伝えたりするには、かなりの時間と手間が必要です。

人材紹介会社への対応の多さに負担を感じている場合は、RPOを導入してコミュニケーションコストを削減してみましょう。

採用を急いでいる企業

社内事情で採用を急いでいる企業は、リクルーター派遣型のRPOの導入が向いているでしょう。主に企業側が自社にマッチする求職者を探せる「ダイレクトリクルーティング」で母集団の形成が可能なので、即戦力の確保が可能です。

RPOを導入する流れと費用

RPOを導入する場合、流れと費用の把握が重要です。導入の流れが分かれば事前準備がスムーズに行え、おおよその費用が分かれば委託する業務範囲の選定も可能となるでしょう。次は、RPOを導入する流れと費用について解説を行います。

効率的にRPOを導入するための6ステップ

総合人材サービスを行っているアデコ株式会社では、主に以下の6つのステップで導入を行っています。

  1. 各企業はあらかじめ採用活動に関係する情報をまとめる
  2. RPO事業者によるヒアリングの実施（無料）
  3. RPO事業者による提案プランの検討（無料）
  4. 契約締結とリーガルチェック
  5. RPO事業者による体制構築
  6. モニタリングおよび定例会の実施

RPO導入をスムーズに進めたい場合、上記の流れを正確に把握しておきましょう。

RPO料金の主な算出方法

RPOを利用する際、委託する業務内容によっても必要な費用に差が生じるのです。また、依頼先の業者によっても料金が違う点に注意しましょう。以下では、主な算出方法を2つ紹介します。

  1. 月額一律料金型
    作業項目に対して月額料金を算出する方式で、業務量が多いほどお得
  2. 従量課金型
    作業内容と量に合わせて料金を算出する方式で、正確な金額を知るためには見積もりを取るのがおすすめ

RPO導入の目的に合わせて、いずれかの算出方法を選びましょう。

RPO導入にかかる業務別料金の例

RPOを導入する際の、各業務にかかる費用相場と注意点は以下の表の通りです。

委託する業務内容費用相場（円/月）注意点
DM・スカウト配信業務3万～1人ずつの配信か、一斉配信かなどで料金が異なる
選考日程調整5万～調整の人数や方法でも料金が異なる
各種発着信対応5万～期間と件数や受付時間により料金が異なる
新卒・中途の媒体管理5～70万求人広告の掲載数や管理内容によっても料金が異なる
面接官代行30万～代行内容や任命する面接官のスキルなどにより、料金が異なる（初年度に着手金が必要な場合も多い）

上表はあくまでRPOを利用した際の費用の目安です。より正確な利用料金を知りたい場合、必ず見積もりをもらいましょう。

RPO事業者を選ぶ3つのポイント

初めてRPO事業者を選ぶ方は、なかなか利用先が選べずに悩むこともあるでしょう。RPO事業者選びでは、実績・安全性・品質の3点に注目してみてください。ここでは、RPO事業者を選ぶ際のポイントを解説します。

実績や事例が豊富か

RPO事業者には得手・不得手があるため、過去の採用実績や成功事例を参考にして選ぶのがおすすめです。特にRPO事業者を選ぶ際は、目的や課題を明確にしてから各社の比較を行うようにしましょう。RPO導入の効果を最大限に得られるように、自社業種や業態とマッチしそうなRPO事業者探しに力を注いでください。

セキュリティ対策を徹底しているか

採用活動は多くの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策を徹底している事業者を選ぶのが好ましいでしょう。万が一RPO事業者から個人情報が漏洩してしまった場合、世間的に信頼を失うのは依頼した企業です。プライバシーマークの取得状況などを確認し、より情報管理体制が整備されている事業者を選択する必要があります。

対応や品質は優れているか

RPO事業者を選ぶ際は、対応や品質の確認も行いましょう。RPO事業者は自社に代わり採用業務を行う、いわば会社の顔となる存在です。仮に対応や品質に問題があると、採用候補者が辞退する恐れがあります。RPO事業者を選択する際は、営業担当者の印象や実際の対応も含めたトータルで判断しましょう。

RPOを導入する際の注意点

せっかくRPO事業者選びが円滑に進んでも、事前準備を疎かにすると運用がうまく行えない場合があるため、十分な注意が必要です。以下では、RPO導入時の注意点を紹介します。RPOを利用した際に、より高い費用対効果を得られるように確認してみてください。

委託する業務範囲を明確にする

RPOを利用する前に、自社業務と委託業務の線引きを行う必要があります。自社で賄えている業務は継続しつつ、着手できない業務を委託するのが基本です。

RPOの利用はコスト削減・工数削減などのメリットも多い分、高額な費用が発生するリスクもあります。費用対効果を正確に測るためにも、委託する前に業務内容を一度整理してみましょう。

情報共有を大切にする

RPOは、利用するだけで効果が得られるサービスではありません。RPO事業者に一任してしまうと、採用に関するトラブル時に自社で対処できない恐れがあります。

RPOの利用でトラブルを避けるには、RPO事業者との情報共有を行うことが大事です。他にも、進捗確認や状況把握といったコミュニケーションを密に取るように意識しましょう。

実際にRPO事業者と情報共有する際は、クラウドサービスをベースに行うことになります。長期で利用する場合、対面の打ち合わせが可能かも確認すると良いでしょう。

費用だけで委託先を決定しない

RPO事業者には得意な業務内容があり、料金体系が異なります。基本的に、委託先は比較して選びますが、費用面で即決しないように注意しましょう。特に価格が安いRPO事業者の場合、情報管理体制が不十分などのリスクもあります。

RPO事業者を選ぶ際は、コスト・品質・コンプライアンスなど、さまざまな要素から決定するのが重要です。前述したRPO事業者の選び方も参考にしつつ、自社に合った委託先を選びましょう。

RPOを提供している会社を紹介

最後にRPOを提供している事業者をいくつか紹介します。いずれの事業者も豊富な実績があり、特色のあるサービスを行っているのが特徴です。RPO事業者選びに迷ったら、まずは下記の2社を参考にしてみてください。

株式会社ネオキャリア

株式会社ネオキャリアで行っているRPOは、総合支援サービス系の会社に分類されます。今までに5,000社以上の導入実績を誇り、業界トップクラスの豊富な支援実績およびノウハウが強みを持っているのです。主に母集団の形成から面接日時設定のリマインドまでの、「採用ノンコア業務」の代行を行っています。自社コールセンターを完備しているため、求職者数が増えやすい土日祝や夜間のも対応も依頼することが可能できるのも強みです。

アデコ株式会社

アデコ株式会社のRPOは、コンサルティング系の会社に分類されます。20年以上で7,500以上の導入実績があり、600名以上の経験豊富なスーパーバイザーが在籍しているのが特徴です。業務自動化に貢献する「RPA」と、紙資料を高精度でデータ化する「AI-OCR」の2つのツールで、IT活用による業務改善を行ってくれまるのも強みです。

まとめ


RPOとは採用代行のことです。RPOを導入すると、工数やコストの削減や採用力の強化など、さまざまなメリットが見込めます。RPOの利用には許可が必要で、少なからずデメリットも存在するので正しい理解が必要です。よく確認してから利用を開始しましょう。

また、RPO事業者を選ぶ際は費用だけでなく、品質やコンプライアンスまで複数の要素を考慮することが必要です。RPO事業者を初めて利用する場合も、今回ご紹介したような実績ある企業から選べば、安心して利用できます。RPOを導入し、採用業務の効率化を図ってみてください。

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