企業もさまざまな問題を抱えています。特に人材不足でコア業務に集中できない、人件費などの固定費が節約できないといった課題は、多くの企業が直面しやすいものと言えるでしょう。業務改善を行う際の手法の1つに、業務のアウトソーシングがあります。

本記事ではアウトソーシングの1種ともいえるBPOについて、メリットを中心に解説します。また、実際の業務委託先になるベンダー選びのコツや、おすすめの会社もご紹介します。今後業務のアウトソーシングを検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

BPOとは？

そもそもBPOとは何を指すのでしょうか。BPOはアウトソーシングの1種と言えますが、通常のアウトソーシングとは異なるため違いをしっかり理解しておく必要があります。また、シェアードサービスとも混同されやすいので、両者の違いも整理してみましょう。ここでは、BPOの概要、アウトソーシングやシェアードサービスとの違いについて解説します。

BPOの概要

BPOとは、ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称で、主に自社業務を外部のベンダーに委託する経営戦略の手法のことです。BPOサービスは主に、業務自体では利益を生まない「ノンコア業務」や、社内にノウハウが蓄積されていない人事・総務やコールセンターなどの業務で使われています。人手不足が解消できたり、コア業務に集中できたりするため、ノンコア業務ほどBPOベンダーに委託する企業が増えている傾向にあります。

アウトソーシングとの違い

BPOは自社業務を外部に委託する点では、アウトソーシングの1種と言えます。しかし、アウトソーシングとBPOとでは、委託期間と業務範囲の2点で大きく違いがあるのです。前者は、一般的に自社業務の一部を切り離して外部に委託するもので一時的な依頼が多い傾向にあります。一方で後者は、業務の企画・設計・施策・分析といった全体を外部に委託するもので、長期間に渡る依頼となる場合が多いのです。

上記の違いから、作業や業務の遂行を目的とする場合はアウトソーシング、課題解決や業務改善まで期待する場合はBPOサービスを利用すると良いでしょう。

シェアードサービスとの違い

シェアードサービスとは、主にグループ会社に業務委託して、経営の強化や業務の効率化を実現する手法のことです。シェアードサービスも、BPO同様にアウトソーシングの1種ですが、両者は委託先が異なります。前者は委託先が親会社の別組織またはグループ内の別子会社であるのに対し、後者は社外のベンダーとなるのです。

BPOとシェアードサービスは、特定の業務を標準化したり、集約化したりする手法として類似した手法と言えます。ただし、委託先が社内外で異なる点は留意しましょう。

BPOサービスを導入するメリット

BPOサービスを導入すれば、業務の効率化を実現できたり、コストの削減ができたりとさまざまなメリットを得られます。以下では、BPOサービスを導入するメリットについて解説します。

BPOを導入する部門のコストの削減ができる

BPOを導入する部門はコストの削減が見込めるのも、メリットの1つです。

企業の費用では、売り上げに影響される変動費と、売り上げに左右されない固定費が存在します。たとえば、企業で新しい部署を立ち上げて人材を採用した場合、人件費や設備費が発生するため、固定費が増大してしまうのです。しかし、BPOサービスを導入した際は、変動費として扱えるため、企業の経営状況に応じて臨機応変な対応ができます。初期費用や維持費などのコストの削減を行いたい部門では、適宜BPOサービスを導入するのがおすすめです。

コア業務に専念できる

BPOサービスを導入すれば、ノンコア業務の負担を解消でき、コア業務により専念できるようになるのです。結果的に、コア業務に割ける時間が増えれば業務の質が向上し、企業の利益も向上するようになります。ノンコア業務の対応に追われ、コア業務が疎かになっている場合はBPOサービスの導入を検討してみてください。

業務の効率化ができる

業務の効率が上がらない、生産性が向上しないといった課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。業務改善を図る際は客観的な視点で戦略を立てる必要があるため、外部に委託するのがおすすめです。BPO導入には業務改善の役割もあるため、業務プロセスの改善などの業務効率化も図れます。業務が非効率になっている場合や、生産性が低くなっている場合は、BPOサービスを導入してみると良いでしょう。

リソースを補填できる

BPOサービスを導入すれば、リソースを補填できるようにもなります。特に企業の成長期や繁忙期で一時的に人手不足に陥った際も、ノンコア業務をアウトソーシングできれば解決できるケースも多いでしょう。また、BPOベンダーには各業務のプロが在籍しているため万が一人事や経理に退職者が出てもすぐに穴埋めができます。人材の確保や管理に課題を感じている企業もBPOサービスの導入を検討してみましょう。

BPOサービス導入のデメリット

BPOサービスの導入には、メリットだけでなく複数のデメリットも存在します。具体的には、社員のモチベーションが低下したり、情報漏洩のリスクがあったりするなどです。ここでは、BPOサービス導入のデメリットを紹介します。

社員が働くモチベーションに影響する

BPOサービスを導入する際は、既存の社員が働くモチベーションへの影響も考慮する必要があります。特に組織の再編が生じる場合、社員にも大きな負担がかかる点に注意しなければなりません。該当する社員に関しては、面談などのフォローをより入念に行いモチベーションを維持できるように努めましょう。

情報漏洩などのリスクがある

BPOのように業務を外注する際は、個人情報や財務情報などの情報が漏洩するリスクがあることも覚えておきましょう。企業の情報漏洩が発覚すれば、社会的責任を問われるのはBPOサービスを導入した発注元の企業になるのです。

BPOサービスの導入でセキュリティ対策を行う際は社内でのセキュリティ管理の基盤を整えておくことが重要です。また、BPOベンダーを選ぶ際に、セキュリティ対策が万全であるか確認するのもポイントといえます。

業務のノウハウが蓄積しにくい

BPOサービスの導入はノンコア業務を丸投げになってしまう傾向が強く、社内にノウハウが蓄積しにくいといったデメリットもあります。万が一業務のノウハウが社内に蓄積されていないと、BPOベンダーが倒産したり、事業から撤退したりした場合に自社で対応するのが難しくなります。また、企業で重要な経営部門などの委託を行っている場合、ガバナンスの弱体化につながるリスクもあるのです。

BPOサービスで企業にノウハウを蓄積するには、BPOベンダーとのコミュニケーションを密に取ることが大切です。日頃から業務の進捗や情報を共有できれば、業務のノウハウを得られるだけでなく、BPOベンダーとも対等な関係が構築できます。BPOサービスを導入する際は委託業務のノウハウも社内に還元できるように意識してみましょう。

業務フローの見直しに手間がかかる

BPOサービスでは、委託する業務フローをベンダーに一任することになります。BPOベンダーは決まったルールや手順に沿って業務を遂行することになるのです。従って、業務フローの見直しを頻繁に伴う部門・分野の委託はおすすめできません。

自社で全て行う場合であれば新たな業務の追加や業務フローの見直しも円滑に進められます。しかし、外注している場合は業務内容の変更や追加の度に調査・検討・マニュアル変更・教育・定着といったフローを実施する必要があるのです。特に、拡張性が高い部門・分野やベンチャー企業ではBPOサービスが向いていない場合があります。

業務フローの変更が多い業務はコア業務と一緒に自社で行う方が良い場合もあります。業務フローの見直しにかかる時間や手間も考慮してBPOベンダーに委託するか再考してみてください。

インハウス化が難しい場合もある

BPOを導入すれば、専門的な知識のある人材が業務に取り組んでくれるため高い品質で業務を遂行できます。しかし、委託した業務を内製化する「インハウス化」が難しいというデメリットもあります。前述した業務のノウハウが十分に得られていなければ、急に委託業務を自社に戻した場合リソースが不足する事態になりかねません。

インハウス化には、部門の設立から人材育成やインフラ構築などのコストが発生します。特に一時的にBPOを導入する場合は、コストも見越した上での業務委託が重要となります。

BPOサービスの対象となる業務領域

BPOサービスには、経理・人事・総務・マーケティングの４つの業務領域が存在します。以下では、BPOサービスの対象となる業務領域を紹介します。

経理

経理部門は閑散の差が激しい業務であるため、アウトソーシングに向いていると言えるでしょう。具体的に経理でBPOサービスの対象となる業務内容は下記の通りです。

• 支払業務
• 債務の管理
• 予算管理や債権
• 決算業務や利益
• 収益の集計
• データの入出力や取引先への請求

経理部門でBPOサービスを導入すれば、専門性の高い人材を確保できるだけでなく人員配置の見直しもできます。経理業務のリソース不足に悩んでいる方は、BPＯサービスの導入も検討してみましょう。

人事

人事部門には、採用・教育および育成・評価・人員配置・労務管理といったさまざまな業務が存在します。人事部門におけるBPOの業務領域は以下の通りです。

• 採用
• 評価
• 処遇
• 労務管理
• 組織・能力開発
• 人事制度の企画

中でも給与や賞与、社会保険や福利厚生を担う労務管理をBPOの対象とする企業が多い傾向です。また、採用活動やマイナンバー申請などの新規業務を外注する企業も増加しています。人事部門の業務の負担が大きく感じる企業では、人事部門のBPO化も視野に入れることを推奨します。

総務

総務の業務を外注することを「総務BPO」と呼びます。総務BPOは企業に共通する業務なので対応しているベンダー数が多い点も特徴です。また、対面での業務も多いことから社内に常駐するケースが多い傾向にあります。総務BPOの対象となる業務内容は以下の通りです。

• 問い合わせ窓口
• 総合受付
• 社用車の車両管理
• 転勤引っ越しの手配
• 名刺や封筒の印刷
• オフィスの移転
• レイアウト変更の手配
• 会議室や社員寮など社用施設の管理
• 社内インフラや情報システムの整備
• 郵便物などの配送や受取

上記のように、総務BPOの対象となる業務領域は多岐に渡ります。ただし、依頼先によって対応の可否も異なるため、業務領域については一度ベンダーに相談してみると良いでしょう。

マーケティング

BPOサービスの導入は本来、経理・人事・総務のような「間接業務」に適しているとされています。しかし、近年ではマーケティングといった「直接業務」をアウトソーシングするケースも少なくありません。マーケティング部門でBPOサービスの対象となる業務領域は以下の通りです。

• 顧客管理
• 市場動向調査
• 新規開拓
• マーケティングオートメーションの導入および運用
• プロモーション全般

特にプロモーションはプロの力を借りることで、より専門性の高いカタログやデジタルコンテンツを作成できたり、イベントを効率化できたりします。マーケティング部門で人材やノウハウに不安を抱えている場合は、BPOサービスの導入も検討してみましょう。

BPOベンダーを選ぶ際のポイント

BPOサービスを導入すればコストを抑えられるなどのメリットがあります。しかし、ベンダー選びに失敗するとコストが高くなる場合もあるのです。従って、BPOベンダーを選ぶ際は業者を比較検討する必要があります。以下では、BPOベンダーを選ぶ際のポイントを5つ紹介します。

価格設定が適切か

BPOベンダーを選ぶ際に、価格設定が安い会社を即決するのはリスクがあります。たとえ同じサービスを行う会社であっても、内容や品質の違いから各社の設定料金が異なるので注意しなければなりません。

BPOベンダーの価格を比較する際は、複数社で見積もりを取るのが重要です。見積もりを依頼する際は、委託したい業務内容の詳細（業務量や発生頻度・希望の納期など）を伝えることで、より正確な金額を算出してもらえます。また、業務内容によっては追加料金が発生する場合もあります。

以上より、BPOベンダーを選ぶ際は依頼先の価格設定が適切か、そして追加料金が発生するかなどを確認してみましょう。

専門性が高いか

BPOベンダーは、得意分野や専門領域が各社で異なります。仮にコールセンター業務で発信業務を依頼するのに受信業務を得意としているBPOベンダーを選んでしまうと、業務上のミスマッチが発生するのです。

BPOベンダーに依頼する際は、委託したい内容を得意としている会社を選ぶこともポイントとなります。あらかじめ公式サイト上で、各ベンダーのサービスの特徴を確認してみましょう。

対応実績が豊富か

BPOベンダー選びでは、対応実績や企業規模も重要です。特に、対応実績が豊富なベンダーであれば依頼できる業務の品質や数も担保できます。まずは公式サイトの実績から過去に対応した業務量や期間、品質レベルを把握しておきましょう。

また対応実績が豊富なベンダーは企業規模も大きい傾向にあります。最初から依頼する業務内容が少ないのであれば小規模のベンダーでも問題ありません。しかし、将来的に業務の拡張などの可能性がある場合は大規模でかつ実績豊富なベンダーへの依頼がおすすめです。

BPOベンダーを選ぶ際は、実績と企業規模も参考にしてみてください。

セキュリティ対策が万全か

BPOベンダーは機密情報を取り扱う場合もあるため情報漏洩のリスクも伴います。万が一企業の情報漏洩が発覚すれば、企業の利益の損失だけだなく顧客からの信頼を失うことになります。最悪の場合は、企業の存続が危うくなるのでBPO導入前のセキュリティ対策は必須といえるのです。

BPOベンダー選びの際は、JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）が認定しているプライバシーマークの取得の有無を確認してみてください。契約書に機密情報の取り扱いを盛り込むなどの対策も必要です。セキュリティ対策は契約締結前から講じておきましょう。

パートナーとして信頼できるか

BPOベンダーはただ業務を遂行するだけでなく業務改善や課題解決まで自社の代わりに行ってくれます。従って、ベンダー選びでは信頼できるパートナーを見つける必要があるのです。

仮にBPOを通常のアウトソーシングと同じ感覚で利用すると、委託した業務内容が自社から切り離された瞬間に業務代行の色合いが強くなってしまいます。また、業務の進め方や進捗状況がわからないままだと業務のノウハウが蓄積しづらいなどの弊害もあるのです。

BPOベンダーとはあくまでもパートナーであるという認識が大事です。業務の代行先としてではなく業務を共同できる企業を選びましょう。

BPOサービスでおすすめのベンダー7選

BPOサービスは各ベンダーに特色があるので比較する必要があります。次は、BPOサービスでおすすめのベンダーを厳選して7社紹介します。ぜひ、自社に合ったBPOベンダーを探す際の参考にしてみてください。

パソナ・パナソニックビジネスサービス

パソナ・パナソニックビジネスサービスでは、総務部BPOサービスとマーケティングソリューションに対応しています。前者では主に、基本となる総務サービスをはじめとしたファシリティマネジメントやリスクマネジメントを請け負っています。後者では、デジタルマーケティングからプロモーションサポート、イベントサービス、そして翻訳・通訳まで幅広く対応しているのです。

特に総務やマーケティングに課題を抱えている方に、おすすめのBPOベンダーと言えます。

コニカミノルタ

コニカミノルタが提供するBPOサービスは「Robotics BPO for Smart Work」と呼ばれ、主に紙データのシステム入力を代行しています。特にAI-OCRとクラウド型RPAを組み合わせた自動化技術が使用されているため、大量の紙帳票の入力作業をアウトソーシングできます。原本のスキャン作業も従来のスキャナーや複合機で対応できるため機密情報が漏洩する心配もありません。

紙帳票の入力作業が多い業務で、セキュリティ対策を徹底したい場合におすすめと言えるでしょう。

NEC

NECは2017年にBPO事業促進のためにグループ会社の再編を行っています。NECが行っているBPOサービスの業務内容は下記の通りです。

• コンタクトセンター運用（購入前後の相談、受発注や手配、修理や問診）
• ビジネスプロセスの設計（業務の見える化、統合化による業務効率化など）
• バックオフィス業務（総務業務などの管理、間接部門業務、ヘルプデスクや人事管理）
• データの入出力

NECでは上記業務のアウトソーシングにNECの最先端AI技術群である「NEC the WISE」などの最新技術も活用できるのが魅力といえます。IT技術などに強みがあるBPOベンダーを選びたい場合におすすめです。

NTTデータスマートソーシング

NTTデータスマートソーシングでは、全国7箇所にBPOセンター・コンタクトセンター・DXセンター・営業拠点を構えています。主にバックオフィス業務、システムオペレーション、間接業務BPO、「変化職人」によるドキュメント変換・校正サービス、社員トレーニングを請け負っています。IT×BPO×AI/RPAを掲げているため、ITやAIでの高度な技術から事業課題を解決したい方向けの、BPOベンダーと言えるでしょう。

KDDI エボルバ

KDDI エボルバでは、大きく分けて「コンタクトセンターソリューション」「ITソリューション」「その他」の3つのBPOサービスを行っています。

• コンタクトセンターソリューション（人×デジタルで課題解決の糸口が見つかる）
  コンタクトセンター、オムニチャネル、バックオフィス、アセスメント・コンサルティング
• ITソリューション（各分野別に多数のエンジニアが在籍している）
  エンジニア派遣、ITアウトソーシング、システムインテグレーション
• その他
  人材派遣、電話番号案内、音声ガイダンス作成、人材派遣管理システム 「HRstation」、電報サービス「でんぽっぽ」、介護事業者向けサービス「けあ蔵」

KDDI エボルバでは、上記のようなさまざまなBPOサービスを受けられます。コンタクトセンター業務をアウトソーシングしたい場合や、人材派遣を活用したい場合に利用を検討してみてください。

トランスコスモス

トランスコスモスでは「エンジニアリングサービス」「ビルディングインフラサービス」「コーポレートBPOサービス」「ビジネスプロセスサービス」「ITアウトソーシングサービス」など、さまざまな業務に対応できるBPOサービスを用意しています。

業務サービスマップでは、企画開発・生産・物流・コーポレート・販売・アフターサービスに対応しているBPOサービスがすぐに確認できます。BPOベンダー選びに悩んでいる方はぜひ公式サイトから確認してみてください。

アデコ

アデコはアウトソーシング事業で20年以上の実績を誇っています。特に「AI Work Analyze」「AI-OCR」「RPA」の3つからなる、デジタルBPOソリューションが業務の効率化を実現しています。アデコが対応しているBPOサービスは下記の通りです。

• 施設運営代行
• 就職支援業務
• 図書館学校業務
• 営業代行、モニタリング
• 受付、インフォメーション
• 事務センター、バックオフィス業務
• 採用アウトソーシング、採用代行RPO
• テレマーケティング、コールセンター
• その他（翻訳、マニュアル作成、研修業務など）

BPOサービス選びでIT活用や実績を重視する方はアデコの利用も検討してみましょう。

まとめ

企業が抱える人材不足やスキル不足は、アウトソーシングすることで解決が可能です。特にBPOは業務内容が広く委託期間が長いことから、通常のアウトソーシングとは一線を画しています。BPOを導入すれば、コア業務に専念できたり、業務を効率化できたりとさまざまなメリットが得られるのも特徴です。

BPOベンダーを選ぶ際は、価格・専門性・実績・安全性・信頼性を比較検討するのがポイントとなります。ぜひ、本記事で取り扱ったおすすめ7選も参考にしながら、貴社と共同できるパートナーに相応しいBPOベンダーを探してみてください。