近年、企業戦略の1つとして「アウトソーシング」という言葉を耳にする機会が増えてきました。アウトソーシングは「社内業務の一部を外部に委託すること」であり、さまざまな業種から注目されています。業務の外部委託により、業務効率の改善や組織の健全化などが期待できますが、同時にデメリットに関しても検討が必要です。本記事ではアウトソーシングの概要から、主なデメリットやメリット、アウトソーシング先の選定ポイントを中心にお伝えします。

アウトソーシングとは？

まずはアウトソーシングの、基本的な概要を見ていきましょう。アウトソーシングは業界・業種問わずいくつかの種類に分かれ、幅広い分野に展開されています。アウトソーシングと近い言葉には「人材派遣」が挙げられますが、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

アウトソーシングの概要

アウトソーシングという言葉は、「アウト（out）＝外部」と「ソーシング（sourcing）＝調達」という2つの言葉を組み合わせた造語です。組織の外部の人材やサービスに対し、業務の一部もしくは全業務を委託することを指します。アウトソーシングを導入することで業務効率を高め、競争力の強化も可能です。昨今はクラウドソーシングと呼ばれ、インターネット上で不特定多数に業務を依頼するサービスもありますが、これもアウトソーシングに含まれます。

人材派遣との違い

業務の「委託」が共通するため、アウトソーシングと人材派遣は混同されることもあります。大きな違いはアウトソーシングの場合は業務を外部の人に委託しますが、人材派遣の場合は社内に人員を派遣し、社内で業務を行います。また、労働契約の内容や給与面でも異なる点があります。アウトソーシングは、依頼側と受託企業が直接業務委託契約を結び、給料は成果報酬であることがほとんどです。一方で人材派遣は、依頼側が人材派遣会社と契約した状態で従業員が派遣され、給料は時間給となります。

アウトソーシングの種類

アウトソーシングは、業務内容ごとに3つの種類に分けられます。1つ目は、「BPO（Business Process Outsourcing）＝ビジネスプロセスアウトソーシング」です。BPOは作業内容がある程度マニュアル化された単純作業の業務をまるごと委託するケースが大半です。2つ目は、「ITO（Information Technology Outsourcing）＝インフォメーションテクノロジーアウトソーシング」です。ITOは情報システム関連の業務を委託するもので、社内システムや自社サイトの管理、ソフトウェア開発を中心に行います。最後は「KPO（Knowledge Process Outsourcing）＝ナレッジプロセスアウトソーシング」です。KPOはデータの収集と分析を中心に行い、知的業務処理として判断要素が求められる傾向にあります。

企業がアウトソーシングを利用する背景

企業がアウトソーシングを導入する背景には、コスト削減や品質向上を目的としているケースも多く見られます。しかし、アウトソーシングの需要が高まる要因は主に、人材不足の解消と多角化する企業の経営戦略への対応が求められていることにあるといえるでしょう。現在日本では少子化が進むことによる働き手の減少、働き方改革推進による時間外労働の制限、育児・介護休暇取得などを背景に、企業側の従業員確保が課題となっています。また、多角化経営によって新事業が展開され、既存の業務に加えてこれまで経験していないような分野での新規業務も増えるでしょう。変化し続ける事業形態のなかで、既存の人材で賄いきれない業務への対応策として、アウトソーシングが注目されているのです。

アウトソーシングによるデメリット

効率的にアウトソーシングを活用するには、前もって仕組みや特徴を理解しデメリットへの対策も検討しておきましょう。アウトソーシングは人材不足の解消に効果的ですが、情報漏洩や使い方次第では費用対効果を下げる恐れもあります。ここでは、アウトソーシングのデメリットに挙げられる点を4つ解説します。

情報漏洩のリスクがある

社外に委託する業務には、従業員や顧客先などの個人情報も含まれます。そのため、アウトソーシング先を吟味しなければ社外秘の情報が世間に流出するリスクを伴うため、情報セキュリティ対策を厳重に管理している委託先を選ばなければなりません。情報は一度流失してしまうと全てを回収しきるのは困難といえます。委託先で「機密情報のアクセス権を持つ人は誰か」、「アクセスする際の時間や場所は決めているか」、「機密情報の扱いに関する規則の有無」などは重点的に確認しておきましょう。

業務内容が見えづらくなる

外部に業務を委託すると、業務の進捗状況や業務工程の把握が難しくなってしまいます。また、委託先とのやり取りが増えるため、かえって業務全体が煩雑化することも少なくありません。委託先の企業を選ぶ条件として、定期的な業務報告が可能で、適宜速やかな対応を期待できる会社を選ぶようにしましょう。

業務のノウハウが蓄積されない

業務委託を行うことで、委託側の業務に関する負担は軽減されますが、社内に業務のノウハウが蓄積されにくいというデメリットが生まれます。業務を全て委託先に任せた場合、万が一委託先が業務の撤退・倒産するとなれば、自社のみでは機能しなくなることも想定されます。業務を委託しつつも委託先に依存しすぎず、常に業務の全体像を把握し、都度進捗状況を確認しながらノウハウを共有することが大切です。

費用対効果が悪くなることもある

業務工程に自社特有のツールやフローを採用している場合、委託による標準化が難しいことで工数が増加し費用対効果が悪化するケースもあります。コスト削減を狙ってアウトソーシングを試みたものの、逆に費用の負担が増しては意味がありません。対策としては契約前の時点で、委託先の企業は自社の業務を標準化させて業務ができるかどうかも確認した方が良いでしょう。

アウトソーシングによるメリット

アウトソーシングによるデメリットをご紹介しましたが、もちろんメリットも存在します。アウトソーシングをうまく活用するには、デメリットとメリットの両方を把握しておくべきでしょう。アウトソーシングを適切に取り入れることで企業が得られるメリットを4つご紹介します。

コア業務に専念できる

アウトソーシングをすることで、給料や社会保険など従業員の管理といった、直接的な利益に関係しない業務（ノンコア業務）を委託できます。ノンコア業務を委託し、本来集中すべき業務に従業員を配置し業務に専念できれば、さらなる企業の競争力向上も目指せるでしょう。アウトソーシングを利用して、単純作業の業務をいかに減らしていくかが企業の課題といえます。

専門のスキルで業務の質も高められる

アウトソーシングでは、専門的な知識や技術を持つ企業に業務を委託できます。専門知識と経験を有する企業は各業務におけるノウハウもあるため効率も良く、質の高い業務を行ってくれるでしょう。また、アウトソーシングにより外部から専門的なノウハウを取り入れることも可能です。

人件費や固定費を抑えられる

アウトソーシングを行うことで、人件費だけでなく設備投資といった固定費の削減も可能です。人件費に関しては、繫忙期や閑散期などの業務量に合わせて委託する業務の量を調整することでコストを抑制しつつ委託業務にかかる採用・研修の費用も抑えられるでしょう。いくつかのアウトソーシング先を比較し安価な値段設定で業務を引き受けてくれる委託先を見つけられれば、企業全体のコストカットにもつながり、経営資源も有効に使うことができます。

自社組織の肥大化防止および再編ができる

企業が成長すると従業員や部署が増え、組織が肥大化していきます。組織が肥大化するデメリットとして、従業員の意欲低下、作業効率低下を問題視する企業も少なくありません。この問題への解決策には、業務をアウトソーシングして効率化を目指し、組織全体を健全化させていく必要があります。業務を各人材に分散し、身軽になることでゆとりが生まれ、組織再編にもつながるでしょう。

自社の業務がアウトソーシング向きかどうか判断しよう

委託するアウトソーシングの業務は何でも良いというわけではなく、委託する業務にも向き不向きが
あります。効率よくアウトソーシングを利用するために、委託に適している業務を選びましょう。ここでは、アウトソーシングに適している業務と、向いていない業務の双方を解説します。

アウトソーシングに適している業務

アウトソーシングに適した業務は多岐にわたり、経理や法務、事務全般の業務や人事関連の労務、人事採用に関する業務が挙げられます。このほかにもITに関連する業務、コールセンター業務もアウトソーシングに適しているといえるでしょう。委託に向いている業務は、作業内容が固定化しているような定型業務であることが特徴です。このほかにもノンコア業務といった、時間や人員を割く必要がある規則的な業務は、外部に委託するのが適しています。

アウトソーシングに適していない業務

一方で、利益の中心となっている業務は外部委託が向いていない業務といえます。具体的には経営に直結する業務、社外にノウハウを漏らすことができない業務はアウトソーシングに適していません。アウトソーシングに適していない業務を委託することで、大きなリスクを背負ってしまう可能性もあるので厳重な注意が必要です。

アウトソーシングの導入で意識したいポイント

アウトソーシングには、どんな業務でも委託して良い訳ではありません。つまり、委託する業務がアウトソーシングに適しているかどうかの判断も重要です。加えて、アウトソーシングを導入するにあたり意識したいポイントが2点存在します。

定型化しやすい業務か

1つ目は、定型化しやすい業務であるかどうかです。定型化とは、業務の内容や流れがあらかじめ決まっている日常的な業務を指します。定型化業務は、マニュアルの確認を行えば誰でも業務をこなせやすいのが特徴です。そのため、定型化業務は委託する業務として優先すべきといえるでしょう。なお、定型化業務であっても機密性の高い業務などは、外部に委託せずに自社で行うことを勧めます。

ノンコア業務か

2つ目は、ノンコア業務であるかどうかです。企業によって分別基準は異なりますが、業務はコア業務とノンコア業務に分けられます。コア業務は企業に直接利益をもたらすもので、定型化が難しく業務の難易度も高く、アウトソーシングには向いていません。一方、ノンコア業務は直接利益には関係しませんが、コア業務を支える定型化しやすい業務です。業務の難易度も低いため、アウトソーシングにはノンコア業務を積極的に委託します。また、コア業務は基本的に自社で対応すべき業務ですが、定型化し単純作業にできそうなものはアウトソーシングを検討しても良いでしょう。

アウトソーシング先を選ぶ際のチェックポイント

アウトソーシングとして業務を引き受けてくれる企業は数多く存在します。その中から、業務内容に合ったアウトソーシング先を選ばなければなりません。アウトソーシング先を選ぶ時に重視すべき項目を4つご紹介するので、委託する企業を選ぶ際に活用してみてください。

実績が十分か

アウトソーシング先の実績が乏しい場合、委託した業務を遂行できるだけのノウハウが足りない可能性も考えられます。業務の質が低下してしまう可能性もあるでしょう。委託する前にまず、アウトソーシング先の企業についてどのような実績があるか、営業部署やホームページで確認しましょう。また、特に専門性が高い業務を委託する場合は、自社が求める水準を満たしているかどうかも見極めます。委託先の方から業務効率化といった提案がある時は、しっかりとノウハウや経験を積んでいる企業と見て良いでしょう。

コストパフォーマンスが良いか

委託費用の安さだけでなく、業務の品質とコストの釣り合いが取れているかも大切です。見積もりを取ってコストに見合う品質が期待できるか確認しましょう。委託費用の安さでアウトソーシング先を選んでしまうと、業務の品質が損なわれてしまう恐れがあります。費用を抑えることは重要ですが、長い目で見てたくさんのリターンが得られそうであれば、多少費用がかかっても専門性が高く技術のある企業に委託しても良いでしょう。

セキュリティ対策が万全か

アウトソーシングを行うとなれば、自社のさまざまな情報を委託先に開示することになります。情報には、会社の機密情報や顧客情報なども含まれるでしょう。もし機密性の高い情報が委託先から漏れた場合、責任を問われかねません。委託先には情報の扱いを取りまとめたルールを設け、万全のセキュリティ対策を有する企業を選ぶことが大切です。

業務範囲や内容に沿ったサービスを受けられるか

アウトソーシング先によって、引き受けられる業務範囲は違います。委託を検討している業務について、どの程度の範囲で委託可能か細かく確認しましょう。また、将来的に委託する業務が増えた場合でも対応できるのかどうかも確かめておくと安心です。委託先が対応できる業務が広ければ、安定的にアウトソーシングを任せられるでしょう。

アウトソーシングのデメリットを受けにくい委託先はある？

アウトソーシングには「人件費や固定費の抑制」、「自社人材のコア業務への再配置」などさまざまなメリットがあります。しかし、自社に業務のノウハウが蓄積されにくく、情報漏洩のリスクなどのデメリットに充分な対策が必要です。委託先のこれまでの実績やセキュリティ面を考慮することで、デメリットは減らせるでしょう。実際に委託先を選択する時は、委託により自社が求める効果を明確にしたうえで吟味することをおすすめします。

まとめ

アウトソーシングを活用し外部に業務を委託することでコア業務に人材を配置でき、競争力の向上、組織の肥大化防止や再編などいくつものメリットがあります。しかし、費用対効果の悪化や業務のノウハウが蓄積されにくいなどのデメリットの対策も欠かせません。「自社の業務に課題点があるのでは？」と考えているのであれば、アウトソーシングによって解決できるかもしれません。メリットとデメリットの両方を意識したうえで、計画的にアウトソーシングを活用しましょう。